1、公文审批和制发严格执行公文处理的有关规定办理。具体参照《山西轻工职业技术学院公文处理暂行办法》执行。

2、学院办公室负责全院党务和行政公文的收发管理，院领导和各部门收到的校外文件（含参会资料）应及时送学院办公室登记、处理、归档，部门可留存复印件。

3、对上级机关下达的指示、任务和各类需要阅办的公文批件，由学院办公室负责催办、督办；学院办公室按程序分类登记，并提出拟办理意见，分送党政主要领导阅批；其中有指名或院领导已有明确分工的，按指名或分工送阅。

4、院领导批阅公文，应注明批阅意见、姓名和时间，正确使用公文阅批用语，对一般性外来公文，圈阅或签名表示“已阅知”，对学院部门呈送的请示性公文，圈阅或签名表示“同意”，对需要责成有关部门办理和落实的事项，须批注办理意见，由学院办公室复制或转发相关部门办理。

5、以学院党委或行政名义发出的公文，一般按照主办部门草拟、部门负责人初审、分管院领导审签、学院办公室复核、呈党政主要领导签发的程序办理。党委文件一般由党委书记签发，学院文件一般由院长签发。

6、以学院名义制发的下行文件，如内容涉及党政联合实施，实行党政主要领导会签程序；涉及多部门协办的事项，由各分管院领导联合审签。

7、以学院名义签定的涉及经济和具有法律效力的对外合同、协议，必须由院长（法人）签字后方可用印；以学院党政名义对外报送的先进材料、政审材料等，须由党政主要领导签字后方可上报；以学院党政名义颁发出的证书、奖状、课题报告等，由主办部门提出书面报告，经党政分管领导审查后方可制发；以学院党政名义发出的证明、介绍信等一般事务性公函，需由党政分管院领导或学院办公室主任批准后方可制发。

8、院领导讲话如需对外宣传或以简报形式印发，必须由院领导本人审核同意。

9、严格办文时限。特急公文、随到随办；紧急公文应按时限要求办理，没有时间要求的公文，一般在一个工作周办结；按时限要求确有困难的，须及时说明。对于不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应及时退回交办部门并说明理由。