为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据(国家机关公文处理办法)，结合我院实际，特制定本办法。

第一条  学院办公室是学院党务、行政公文处理的管理机构，负责学院党务、行政公文的统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档和销毁，做到及时、准确、安全。

第二条  党务、行政公文处理工作，要严格执行保密法规和学院有关保密规定。

第三条  学院党务、行政公文常用的种类有：

(一) 决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。 

(二) 通知

适用于转发上级机关的公文；发布学院规章；传达要求下级机关办理和有关单位周知或共同执行的事项；用于人事任免、聘用等事项。

(三) 通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

(四) 报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

(五) 请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(六) 意见

适用于对重要问题提出见解、建议和处理办法。

(七) 函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题。办理例行公事或应急公务可用“便函”。

(八) 会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第四条、公文格式：

公文通常由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关等部分组成。

(一) 学院党委发文版头为“中共山西轻工职业技术学院委员会文件”，适用于对上级党委和学院内部需要以党委名义的行文。学院行政发文版头为“山西轻工职业技术学院文件”，适用于对上级机关和学院内部需要以学院名义的行文。

(二) 发文字号

发文字号包括发文机关代字、年份、序号，发文字号置于文头红线上方居中位置。

学院党委发文，发文字号冠以“晋轻院党”代字、年份、序号；学院党委发函件，发文字号冠以“晋轻院党函”代字、年份、序号；党委办公室发文冠以“晋轻院党办”代字、年份、序号；

学院行政发文，发文字号冠以“晋轻院”代字、年份、序号；学院行政发函件，发文字号冠以“晋轻院函”代字、年份、序号；学院办公室发文冠以“晋轻院办”代字、年份、序号。

    (三) 公文标题

应当准确简要地概括公文的主题内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用小二号宋体字，可分为一行或多行居中排布。

(四) 公文主送机关

置于标题之后，正文之上，起头顶格。机关名称应为全称或规范化简称，排列顺序力求相对统一。

(五) 公文附件

应在正文之后，落款之前注明附件顺序和名称。

(六) 落款

包括发文机关印章和成文日期。公文除会议纪要外，均应加盖印章，印章应盖在成文日期处。公文印章应与正文同处一面，不得采用“此页无正文”的做法。落款年月日以领导签发日期为准。

(七) 抄送机关

指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。置于公文末页下端，上下标以横线。抄送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关名称的排列顺序力求相对统一。

(八) 文件应当标清主题词，置于抄送机关栏左上侧，词目之间应空有一定距离。“主题词”用三号黑体字，词目用三号标宋体字。

(九) 公文用纸一般为A4型纸(210mmX297mm)，左侧装订。需公开张贴的公文用纸大小，可根据实际需要确定。

(十) 公文正文、附注均用小三号仿宋体字。

第五条  公文发文程序。凡学院日常重要工作需向上级部门的请示、报告，必须经办公室归口报送，各处(室)、系(部)一律不得以处(室)、系(部)名义向上级部门行文。“文件”由处（室）、系（部）拟稿，经分管领导加注意见，报党委书记和院长审批同意后，填写行文卡，办公室主任核稿。一般党务文件由党委书记签发；一般行政文件由院长签发。

第六条  各处(室)、系(部)上报学院的文件，须经办公室统一登记运转，少数特殊的文件(主要指涉及学院职能机构和直属单位的人事件、纪检件及含密码电报的外事件)可由有关处(室)、系(部)专人直送有关领导外，院领导一般不直接接受处(室)、系(部)或其他单位的呈文。

第七条  学院党务、行政收文办理一般包括签收、登记、拟办、传递、批办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

第八条  需要办理的公文，办公室应当及时提出拟办意见送院领导批示或交有关部门办理。紧急公文，应当提出办理期限。

第九条  院领导或各处(室)、系(部)外出开会、出差带回的公文，应及时交办公室登记，按收文程序办理。

第十条  送院领导阅批的公文，院领导要及时批示，避免积文。交有关处(室)、系(部)办理的公文要抓紧办理，并及时将公文传回办公室，不得将公文截留。

第十一条  送院领导批示或交有关处(室)、系(部)办理的公文，办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。  

第十二条  院领导对呈请批示的公文，一般应批示明确的意见，要表示“拟同意”、“同意”或其他具体意见；对一般报告性公文圈阅表示“已阅知”；提请请示事项的公文圈阅表示“同意”请示的事项。在批阅公文时，应按规定用钢笔或毛笔(严禁用铅笔)并签署姓名和日期。

第十三条  院领导对呈请批示的各类公文，要及时阅批、清退，对一般公文的批复最长不能超过3天；对限时办理的公文应在时限内批复；对特急件应及时批复。

第十四条  公文发文办理一般包括拟稿、审核、签发、编号、登记、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。

公文拟稿应做到：

(一) 符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

(二) 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

(三) 人名，地名，数字，引文准确。必须使用国家法定计量单位，用词准确、规范。

(四) 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

(五) 公文格式规范，文种使用准确。 

第十五条  所有以学院名义的发文，都必须经办公室主任核稿。核稿人员对文稿进行修改或提出修改意见后退主办处(室)、系(部)修改，修改完毕后方可呈送院领导签发。办公室主任核稿的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否需要会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定。

第十六条  涉密公文，利用计算机处理时，应采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

第十七条  公文办理完后，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将定稿、正本和有关材料整理立卷。

第十八条  公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映学院的主要工作情况，以便于保管和使用。

第十九条  案卷应当确定保管期限，个人不得保存应当归档的公文。没有归档和存查的公文，经过鉴别和主管院领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失，不漏销。

第二十条  本办法由学院办公室负责解释。

第二十一条  本办法自发布之日起实施。