第一章  总  则

第一条 为进一步规范学院各类印章的使用和管理，根据学院实际情况，制定本规定。

第二条 本规定主要适用于介绍信、协议书、合同书、意向书、证件、证书、学历证明、申请、报表及学院对外行文等用印。

第三条 印章的使用和管理必须严格照章办事。凡是不符合本规定的，印章管理人员应坚持原则拒绝用印。

第二章  印章的种类

第四条 学院公章

学院公章代表学院的法定名称，代表学院的权力、凭信和职责。

我院党委公章名称为“中共山西轻工职业技术学院委员会”，行政公章名称为“山西轻工职业技术学院”，用于以学校名义上报、报送的文件、报表、布告、通告、公函、聘书、请柬、奖状、合同、协议书、专利申请书、成果鉴定书、项目申报书、成果申报书、计划任务书、职称申报表、录取通知书、学历证明、出国审批表等。

第五条 学院钢印

学院钢印名称为“山西轻工职业技术学院”，主要用于工作证、学生证、毕业证书、职称资格证书、荣誉证书、退休证等证件的照片压印。

第六条 学院所属各级部门公章

学院所属各级部门公章，不具有法人资格，没有法律效力，只能在一定范围内使用。

第七条 院领导名章

院领导名章在一定范围具有规定的效力。院长的法人名章具有法人效力。主要用于毕业证书、学位证书、聘书、法人委托书、计划任务书、项目申报书、成果申报书、技术职务任职资格审批表等。

第三章 用印批准权限

第八条 使用“中共山西轻工职业技术学院委员会” 印章、“山西轻工职业技术学院”印章，必须根据用印件的内容由学院党委、行政主要领导或学院办公室主任批准方可用印，重要事项必须由党委书记或院长签字后方可用印。

第九条 使用院领导名章，须经院领导本人或本人委托的其他院领导审阅印件内容和签名批准，方可用章。

第十条 使用“办公室”印章，须经办公室主任批准，一般行政事务性事项，可由院办专门人员处理。

第十一条 根据院领导授权，学院内部机构印章须经本部门负责人同意方可使用。

第四章 用印规定

第十二条 院级公章使用必须严格控制。凡能使用本职能部门印章的，不用学院印章。

第十三条 严禁在空白介绍信、空白证件及空白奖状、证书上用章，因特殊情况需要的，须经主管院领导同意。

第十四条 凡属于对外经济往来合同、技术和服务等合作事宜、奖惩决定、职务职称等涉及人事、财务等重要事项，先由部门负责人或分管院领导审核，然后由院长（法人代表）审定签名后，方可用印。

第十五条 凡属于部门日常性工作的印件，如报表、上报材料等，由主管部门负责人审核并在用印单上签名，经主管院领导核准后，方可用印。

第十六条 工作证、学生证及毕业证书等证件加盖印章，须持部门加盖公章的用印单（毕业证书集中办理须附名单），再由主管院领导审定签名后，经核对无误方可用印。 

第十七条 申报科研项目、科研成果、科研奖励及专利申请等用印，由主管院领导审核批准签字后，方可用印。

第十八条 上报常规性行政业务统计报表，填报人核实签发后，由主管部门负责人核准，由主管院领导审核批准签字后，方可用印。

第十九条 凡有下列情况之一的，印章管理人员可拒绝用印。

（一）上报及下发的印件内容有误或批准权限不当；

（二）涉及个人家庭关系、财产、经济、法律纠纷等方面的印件；

（三）未经主管部门领导审核及院领导签发批准的印件；

（四）非本院教职员工或与本院工作、业务无关的印件。

第二十条 印章管理人员用章时，应当审阅、了解用印内容，同时还要检查留存材料是否齐全。用印后一般需要保存的材料有：

（一）一般信件要保留领导人签批的草稿。

（二）协议书、合同书应保留一份文本。

（三） 各类证书要附有颁发文件领导人批准的书面材料、名册及证书的样本，并逐一核实。

（四）没有留存材料的，要详细记载用印情况。

第二十一条 每次用印都应进行登记，登记的项目包括：用印日期、内容摘要、批准人、用印单位、用印人、用印数以及留存材料等项。

第五章 印章的安全与管理

第二十二条 印章必须指定原则性强的专人保管，不得遗失。

第二十三条 印章管理人员要坚持原则，自觉遵守保密规定，严守秘密，严格照章办事。

第二十四条 盖印位置要恰当，印迹要端正、清晰；印章名称要与印件落款一致；代用印章要注明“代章”；不漏盖、不多盖。钢印的使用范围只能用于证书、证件。

第六章 印章的刻制与注销

第二十五条 全院各部门印章的刻制、注销均由学院办公室管理。各部门刻制公章，须凭部门刻制公章的申请到学院办公室办理刻制手续。各部门注销的印章均应及时交回学院办公室办理注销手续，并将注销印章交学院档案室归档。

第二十六条 各部门均应自觉遵守上级及学院有关印章管理规定，任何单位和个人未经学院批准，不得利用其它渠道非法刻制部门印章。

第二十七条 印章管理人员未能按用印管理规定用印的要予以批评教育，导致学校损失和产生不良影响或后果的予以行政处分。