第一章　总则

第一条　为了加强我院的档案工作的领导，提高各类档案管理水平，有效地保护和利用档案，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》与《高等学校档案管理办法》等法规，结合学院实际，制订本细则。

第二条　山西轻工职业技术学院档案，是指高等学院从建校以来在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条　档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是学校各项工作的组成部分，是反映和维护学校历史真实面貌的一项生要事业。学校应把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第四条  档案室必须严格执行国家、学校保密制度。

第二章　领导体制和机构设置

第五条　由一位院领导分管，学院办公室负责，安排专人做好学院档案管理工作。学校各系部处室安排一名负责人分工部门档案工作，安排一至二名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第六条 学院根据工作需要设立档案室或档案馆，负责学院档案管理工作。

第七条　档案室（馆）职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，完成上级主管部门和学院下达的有关档案工作；

（二）制订本校关于档案工作的规章制度，规划、协调全院档案工作，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开放或利用工作；

（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；

（七）负责对全校档案工作人员的业务培训；

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

（十）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作。

第八条　对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。

第三章　档案工作保密制度

第九条　档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。档案工作人员属档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制。

第十条  档案工作人员保安制度

1、档案工作人员要认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，严格遵守保密制度，切实保证档案的安全管理。

2、凡查密级的档案，应按划密级规定掌握使用，严格控制保密范围。

3、档案人员对档案内容不准随意谈论或摘录外传，不准以通讯或其他任何方式泄露档案机密，凡有泄露者，追究有关人员责任。

4、档案工作人员不得任意将案卷带出档案室。

5、凡需借出人事、党政档案，要严格执行借阅规定，在经过领导审批后，认真履行借出手续。

6、工作中形成的带有字迹的废纸应集中存放、销毁，不得随意乱丢。

7、到期应销毁的案卷、资料，按照规定手续报经院领导批准后，由二人以上监销处理。

第四章　经费、库房和设备

第十一条　学校应确保档案工作和设备所需经费。所需经费应列入学校预算，统筹解决。

第十二条　学校必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。

第十三条　学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备。逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。

第五章　文件材料的收集、整理、和归档验收

第十四条　学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十五条　学校各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十六条　学校实行部门立卷制度。各部、处、系由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作。

第十七条　学校文件材料的归档范围

    （一）党政管理类

     主要包括党委、行政及所管辖范围内的各个部门的各种会议文件、会议记录、工作计划、总结、规章制度、统计报表；特别是全局性综合性的文件材料及上级来文与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

    （二）教学类

     主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料；招生、学籍、毕业生工作。

   （三）科研类

主要包括综合管理、课题研究、研究实验、总结鉴定、申报奖励，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

    （四）基本建设类

    主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、基建预决算；重点是项目建设、工程改造、技术鉴定各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

    （五）仪器设备类

    主要包括综合管理、仪器设备，尤其是设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

    （六）科研

    主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

    （九）财会类

     主要包括综合管理文件、会计帐簿、会计报表、工资清册等。

（十）声像档案

主要包括单位、个人在各项重要会议、重大活动中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、光盘等。

（十一）实物档案

主要包括领导题词、名人字画、机构变更前的印模，获奖后的牌匾、荣誉证书等，兄弟单位赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品。

第十八条　归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第十九条 归档时间与档案移交手续：

（一）归档时间

1、各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档：

2、 各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档：

3、 科研、基建等部门，应在项目完成后三个月内归档。

4、 会计档案在会计年度终了后，由本处室保管3年，期满后在次年6月底前归档。

（二）档案移交接收手续

档案室接收档案时，首先要检查案卷质量，符合要求后，方可进行组卷。移交时档案室工作人员与移交人共同清点，经查对无误，方可办理登记与签收手续。电子文件归档时须拷贝到磁盘或光盘（为禁止对文件写操作，尽量刻录到一次写操作的光盘上），载体上标注好光盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等，如要保密还需注明密级。无论何种形式的电子档案归档时须同时附纸质档案一套。

第二十条　凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第二十一条　学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的，学校应予以奖励。

第六章　档案管理

第二十二条  档案按照便于保管、方便利用的原则，对档案进行分类、编号和排列。

第二十三条  档案室要落实档案的保护措施，健全档案的安全保密制度，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防暴晒等工作。对已破损，字迹褪色的档案，应进行修复或复制，学校要为档案室提供必要的条件。

第二十四条　档案的鉴定与销毁

（一）档案鉴定工作在主管院领导的领导下，由档案室与档案形成部门负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，作出处理决定。

（二）对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得擅自销毁任何档案。

第二十五条　本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期和定期四种。

（一） 永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二） 长期：凡是反映学校一般活动，在较长时间内对本校工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，保管期限为十六至五十年左右。

（三）短期：凡是在短期内本校需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十五年以内。

（四）定期：主要用于财会档案的保管。定期期限分别为3年、5年、10年、15年、25年。

第七章　档案的利用和开放

第二十六条　除少数另有规定的外，档案保存的形成时间满30年的档案，一般均可向社会开放，持有合法证明的单位和个人，都可利用已开放的档案。

第二十七条　对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经校领导同意；涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意, 必要时要报请校领导审查批准。

第二十八条　档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经校办公室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。

第八章　附　则

第二十九条　本办法自发布之日起施行。