为了进一步健全学院文书立卷工作制度，保证应归档文件的齐全完整，确保国家秘密，提高工作效率和工作质量，使档案工作更好地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》等有关法律规定，特制订本办法。

一、档案室的职责和任务

学院档案室隶属办公室，主要职责和任务是：

1、对学院各系部处室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

2、集中统一管理学院的文书档案，积极提供利用，为学院各项工作服务。

3、办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

二、立卷单位的职责、任务和立卷的要求

1、学院各系部处室均为立卷单位。各系部处室应根据具体情况，建立与健全平时立卷制度。各系部处室要设置专管或兼管文书档案工作的文书处理人员，对办理完毕的文件实行集中管理。在承办人手里不得长期保存文件。承办应该把办结的文件及时的交给文书处理人员归卷，并于每季度终了时清理一次。文书处理人员按照立卷归档的要求，随时进行整理，年终复查调整，于第二年六月底前送档案室归档。

2、各系部处室应按照档案归档分类、归档范围和保管期限进行立卷。案卷类目的条款要具体明确，并按机构或工作分工、重要程度和它们之间的联系进行排列，统一编顺序号。在条款后面，可以注明相应的保管期限。

3、各系部处室应按照厅机关统一制定的档案归档分类大纲、归档范围和保管期限进行立卷。案卷类目的条款要具体明确，并按机构或工作分工、重要程度和它们之间的联系进行排列，统一编顺序号。在条款后面，可以注明相应的保管期限。

4、文书处理人员或承办人，依照案卷类目的条款准备好卷夹，将阅办完毕的文件随时整理归卷，并在收发文登记簿上注明办理情况及归卷号；或者采取定期移交核对文件的办法。各种内部文件和会议文件（包括照片、录音、录像带等），也要注意及时收集归卷，保证把应归档的文件收集齐全。

5、各系部处室应该把立卷工作和文件登记、催办、清退等工作密切结合起来。收文、发文要有登记和运转手续。在定期进行催办过程中，要加强对立卷工作的督促检查。

6、文书处理人员和承办人必须保管好已归档和正在办理的文件，严防遗失和失密泄密。已归卷的文件，利用时应进行登记，归还时注销，并将文件放入原卷内。

7、工作人员调离工作或短期离职时，应该认真做好自己经办的文件的交接手续，个人不得擅自带走或随意销毁。

三、归档案卷的质量要求

1、案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整、准确，易于长期保存。案卷的厚度，文字材料一般不超过15mm，图样材料一般不超过50mm。

3、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文、电应合一立卷。

4、不同年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复，放在复文年归档；没有复文的，放在请示年归档；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档；非诉讼案件放在结案年归档；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。

5、归档文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

6、页（张）编号写位置，单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，北面在左下角编写页号；图样材料在右下方编写页号；照片档案在北面右下角编写张号；底片在底片袋上编写张号。档案封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

7、永久和定期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。

8、卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；以件整理的档案应采用缝纫机装订。案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。

9、为了便于装订和使用，案卷厚度一般不超过二公分；如文件过多时，可分册立卷。以件整理的文书档案一般按顺序依次装入案卷盒内，盒内件数以方便查阅为宜。

10、归档的照片应在背面加注说明和时间，并单独编制目录。底版应同照片放在一起归档。

11、归档的录音、录像带应标明录音、录像内容和形成时间，并单独编制目录。

12、录音带、录像带、照片（底版）等档案，应与文书档案统一整理、编目，分别移交，并在案卷目录和卷内目录上注明互见号，以保持相互联系和便于查找利用。

13、为了保证案卷的质量，避免归档以后返工，在各处室归档以前，需经档案室对案卷的质量进行检查，发现问题及时解决。

四、归档

1、各系部处室每年度形成的案卷，一般应在第二年上半年内向档案室移交。

2、向档案室移交时，要按照案卷目录点交清楚，经处室领导审查签字后，由双方交接人签字。案卷目录一份交档案室，一份存原处室。

如果有些案卷需要继续使用，可以补办调阅手续；使用完毕后，应及时归还。

3、临时机构形成的文件，也应按照上述办法整理立卷，在工作全部结束后完整地向档案室移交。

五、档案的利用

1、学院各处室因工作需要利用档案的，应由各系部处室工作人员申请，经办公室领导同意后直接到档案室登记查阅。如需借阅涉密文件，须经部保密办或办公室负责人审批。

2、个人查阅或复制档案，需出具单位介绍信或个人有效证件和个人申请函。

3、学院职工调动时，须经档案室核实确认档案已归还，并出具证明后，方可办理调动手续。

4、查阅人要爱护案卷，不得随意污损和涂改乱划，更不得拆散原卷或抽取文件。如果发生上述情况，应依照《中华人民共和国档案法》有关处罚规定处理。

六、文书档案归档范围及保管期限

㈠ 归档文书材料的范围及的保管期限。

按照不同的保存价值定为永久、长期、短期三种。长期为16~50年，短期为15年以下。各类文书、档案的保管期，分别规定于下：

综合类

1、上级机关颁发的决议、决定、指示、命令、条例、规定、办法等文件。

① 属于本校主管业务，并要执行的（永久）

② 普发的也要执行的（长期）

2、本校代上级机关起草并被采用的文件（永久）

3、本校制定的规定、办法、条例、制度、通知、通报等文件。

① 重要的（永久）

② 一般的（长期）

4、校领导及各科室向上级机关的请示、报告和上级机关的批复、各种工作计划、总结、报告。

① 重要的（永久）

② 一般的（短期）

5、本校调查研究形成的文字材料。

① 重要的（长期）

② 一般的（短期）

6、上级机关召开的会议文件。

① 本校领导人在会议上的发言、汇报材料（永久）

② 会议的文件（短期）

7、校领导会议记录、纪要、重要汇报材料（永久）

8、本校召开的大型会议文件

① 通知、开幕、闭幕词、报告、总结、领导人讲话（长期）

② 会议讨论文件、典型材料（长期）

③ 参考材料（短期）

9、本校的历史沿革、大事记录及反映本校重要活动材料（永久）

10、本校与有关单位签订的合同、协议等文件（长期）

11、本校财产、物资、档案等的交接凭证、清册（永久）

12、本校编辑的期刊重要专著等出版物（永久）

13、群众来信

① 重要的（长期）

② 一般的（短期）

14、本校年度或历史的统计报表和统计资料

① 年度和年度以上的（永久）

② 季度的（短期）

财  务  类

15、本校各项经费预、决算、会计报表

① 年度的（永久）

② 季度的（短期）

16、关于经费问题的来往文件（短期）

17、固定资产购置、调拨、维修的来往文件（短期）

18、固定资产清册（长期）

19、清产核资的有关文件（短期）

20、有关物资供应的有关文件（短期）

21、本校物资统计报表

① 年度的（永久）

② 季度的（短期）

基本建设类

22、基本建设扩建、改建和新建工程预算、决算、扩大初步设计、技术设计及审批文件。（永久）

23、地形平面图、工程地质、水文、气象等基础材料（永久）

24、建设地址选择报告及审批文件（永久）

25、工程设计、施工与有关单位签订的协议书、合同和设计、施工依据文件。（ 永久）

26、设计审查会议决议、记录等文件。（永久）

27、施工记录。（永久）

28、工程施工中的技术会议记录、决议等

① 重要的（长期）

② 一般的（短期）

29、竣工总结、竣工图、检查验收记录、交接证明书等（永久）

干部、劳动工资类

30、本校人员编制表、干部、工人名册（永久）

31、本校机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印签等文件（永久）

32、干部任免文件（永久）

33、评定职称的审批文件（永久）

34、本校干部、工人退职、退休、离休的审批文件（永久）

35、本校职工奖励、处分等文件（永久）

36、本校职工录用、转正、定级、调资的文件材料（永久）

37、本校职工工资、行政关系介绍信及存根（长期）

38、本校职工调配的来往文件（短期）

39、关于复转军人安置的文件（短期）

40、关于职工抚恤、死亡的有关材料（长期）

41、职工工资标准、工程技术人员和工人技术等级标准（长期）

教  务  类

42、招生工作计划、录取新生名册、审批材料（永久）

43、毕业生分配方案计划、报告、批复、通知、去向发毕业证书名单（永久）

44、学籍管理方面的文件

① 重要的（长期）

② 一般的（短期）

45、有关助学金、奖学金方面的文件（短期）

46、教学计划、教学大纲（长期）

47、学生名单、照片及学期各门课程的考试、考查、测验成绩登记（长期）

48、师资培训计划、报告、进修名单等（长期）

49、自编教材（讲义）（短期）

50、优秀生毕业设计、论文等材料（长期）

51、教学改革和专业调整工作的文件（短期）

（二）不归档的文书材料的范围

1、本校的重要文件。                

2、无考查利用价值的事务性、临时性文件。

3、未经签发的文电草稿、一般性文件、历次个性稿（定稿除外）

4、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问、提出一般性建议或意见的人民来信。

5、机关内部互相抄送的文件材料。

6、为参考目的，从各方面搜集来的材料。

7、参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

8、上级机关任免奖励非本校工作人员的文件材料。

9、外单位送来的征求意见的未定稿。

归档时，清理出的不需要归档的文件，应在收文簿上加盖销毁。经本部门领导批准，及时销毁，不可乱堆乱扔。