为了加强我院干部人事档案建设，提高干部人事档案的管理水平，为组织干部人事部门历史地全面地考察了解干部和正确选拔使用人才提供依据，根据《档案管理办法》和中组部《关于干部人事档案材料收集归档规定》，结合我院具体情况，制定本细则。

一、干部人事档案工作的基本原则

（一）干部人事档案工作是学院的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。同时也是教职工个人经历和社会实践的记录，是历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部的一个重要依据。

（二）山西轻工职业技术学院干部人事档案由学院档案室集中保管，人事档案部具体分工负责。其任务是：收集、保管、鉴别、整理全院干部人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况，逐步实现干部人事档案管理的科学化和现代化。

（三）贯彻执行国家关于干部人事档案工作的法令、政策和规定，结合我院的实际情况制定本院干部人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。

（四）严格执行干部人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。

二、干部人事档案归档范围和要求

（一）归档范围

1、在人事工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

2、鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料；民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。

3、审计工作中涉及干部个人有关处分材料。

4、成人教育（大中专）、党院、学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料 。

5、评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表等材料。

6、政审工作中形成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

7、更改姓名、民族、出生如期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

8、党、团组织建设工作中形成的有关材料：

（1）中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；团员登记表、民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见；退党材料。

（2）中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

（3）加入民主党派的有关材料。

9、表彰奖励活动中形成的有关材料：

劳动模范、院级以上先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

10、纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料；处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见；撤消处分的有关材料；法院判决书；复查甄别报告，决定（结论）、上级批复等。

11、干部任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料；

干部任免审批表：考察材料：军队转业干部审批表；授予（晋升）军（警）衔审批表；转业鉴定；定职、定级材料；离退休审批表等材料。

12、考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：

录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。

13、办理工资、待遇等工作中形成的材料：

转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。

14、办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：

因公出国（处境）审批表、备案表；因私出国（处境）审批表等材料。

15、参加区县级以上（包括区县级）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。

16、健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：

有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表等。

17、其它起重要依据作用的人事干部材料。

（二）收集方法

1、学院各级党政组织、人事、纪检监察、审计、工会、统战等部门，都应建立健全送交干部人事档案材料归档的制度，并认真贯彻执行。

2、形成干部人事档案材料的部门，除成批材料外均应在形成材料后一个月内，按要求将材料送交学院档案室人事档案部归档。

3、学院档案室要严格执行中组部和山西省委组织部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和各有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使人事档案材料及时完成归档。

（三）归档要求

1、归档的材料必须使办理完毕的正式材料原件，材料应做到完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期并注意不归重份材料。

2、归档的材料凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）一般应有本人的签字。特殊情况下本人见面后未签字的，可由组织注明。

3、干部人事档案材料的载体，一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2-2.5厘米装订线，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

4、各类干部人事档案材料归档前必须到档案室领取归档目录，填写一式两份，一份交档案室，一份由归档单位留存。目录填写时注意写清被归档人的工资号，并在所归档案材料右上角注明其工资号。

5、各类人事档案材料归档时间：

人事处形成档案归档时间：

（1）职称晋升档案：每年归两次，初中级职称晋升材料与当年9月底之前送交档案室；高级职称晋升材料与转年3月底之前送交档案室。

（2）选留毕业生和调入人员档案：每年归两次；上半年4月底之前，下半年9月底之前送交档案室。

（3）退休人员审批表于转年3月底之前送交档案室。

（4）工资变动审批表每年归两次，上半年3月底之前，下半年9月底之前送交档案室。

（5）出国审批表每年归两次，上半年4月底之前，下半年9月底之前送交档案室。

（6）死亡人员名单每年归一次：于转年3月底之前报送档案室。

（7）干部任免审批表，于形成后一各月内送交档案室。

（8）留院毕业生及调入人员教职工登记表每年归两次；上半年5月底之前，下半年10月底之前送交档案室。

6、组织部形成档案归档时间：

（1）干部任免审批表、干部审查、离休有关材料及出国政审表，均于每年3月底之前送交档案室。

（2）参加党代会、人代会、政协会议等代表会的代表登记表，于形成一各月内送交档案室。

（3）院级以上表彰登记表于材料形成一个月内送交档案室。

（4）各总支形成的入党材料、表彰材料等应归入人事档案的材料均应在形成材料后一个月内送交档案室。审计、纪检委、工会、保卫处等凡形成人事档案材料的有关部门，均应于材料形成后一个月内送交档案室。

三、干部人事档案工作岗位职责

（一）负责人事、组织工作的部门领导职责

1、组织本单位人员学习档案法规，认真执行学院干部人事档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程。

2、与学院档案部门相互配合，加强联系，共同做好业务监督指导，检查工作，保证归档档案质量。

3、关心和支持兼职档案工作人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

（二）负责干部人事档案归档工作人员的职责

1、认真执行人事档案归档的各项规定，要求，自觉坚持平时立卷，做好文件材料的收集积累，保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整准确系统。

2、归档材料做到案卷目录填写清楚，并注意在归档材料封面的左上角填写被归档人的工资号（注意：填写工资号的末尾四位数）并做到归档材料合适清楚，准确无误。

3、主动接受档案室、人事处、组织部的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室。

4、积极主动学习档案工作的有关法规及业务知识，不断提高档案工作水平。

（三）干部人事档案管理人员职责

1、认真执行中组部、国家教委人事司及学院对干部人事档案工作的政策和法规，制定和不断完善本单位干部人事档案工作的各项管理制度。

2、做好对干部人事档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与转递及指导、监督、检查工作。

3、自觉执行党和国家关于干部人事档案工作的安全保密规定，确保干部人事档案的安全保密。

4、做好干部人事档案的统计工作。

四、干部人事档案的使用规定

（一）借阅单位

1、下列单位因工作需要，可直接向我部借阅、借用干部人事档案：学院各部、处、室、办，各党总支，各院党委，直属党支部。

2、外单位一般不得直接向我部借阅干部档案，如确属工作需要，需经我院有关部门办理审批手续。

（二）借阅事由

1、凡因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、复查或甄别历史遗留问题、治丧等需要查阅本人档案的，可提供干部档案。

2、公安保卫部门因公安业务，需了解干部有关情况时，可提供干部档案的有关部分。

3、编写党史、系史、院史、人物传记等，一般不得查阅干部档案，可直接向干部本人采访，如该干部已去世或有病不能口述、书写，可查阅干部档案中履历和自传材料。

（三）借阅手续

1、借阅干部档案，必须持有加盖公章，手续完备的《借阅干部档案介绍信》，并由所在部门党总支或行政部门负责同志审批。

2、外单位借阅我院干部档案：属一般政审外调由党委组织部审批转信，属安全保卫方面的外调由保卫科审批转信，同时要求外调人员必须持有阅档介绍信，且外调人员必须是中共党员，介绍信要盖有本单位党委组织部门或人事保卫部门的公章。

3、干部人事档案原则上不对外借，如确因工作需要必须借用时，应在《借阅干部档案介绍信》上说明事由，经主管档案工作的部门负责人和主管领导批准方可借用，期限不得超过两周，逾期应办理续借手续。

（四）借阅注意事项

1、借阅人员必须是政治上可靠的党员干部。

2、借阅档案必须严格遵守借阅规定，不得涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损，注意爱护档案，保持档案的整洁。

3、未经批准，不得私自摘抄、复制干部档案材料，摘抄、复制材料一般不予盖章。材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。

五、干部人事档案保密要求

（一）档案工作人员要认真执行《保密法》和有关的保密制度，增强保密观念，同一切失密、泄露现象做斗争。

（二）档案工作人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案，对所了解的档案内容不得向外泄露。

（三）接收档案要严格交接手续，离职后不得泄露任何机密。

（四）阅档人员要严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论档案内容，不准转借或给无关人员翻阅；不得向无关人员泄露或向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。

（五）办理公证所需要出具的各种证明，由档案室工作人员填写并加盖“档案证明专用章”，本人不得翻阅自己的档案。

（六）不是人事档案工作人员不得擅自进入人事档案库房，确保档案安全。